Digitalisierungsstrategie für KMU entwickeln: Vorgehen in 6 Schritten

Was eine Digitalisierungsstrategie im KMU enthält

Ein KMU braucht eine Strategie, die sich mit den vorhandenen Leuten umsetzen lässt. Ein 50-seitiges Konzept hilft dabei selten. Drei Bestandteile reichen:

• Eine Liste der Zeitfresser: Ordner, Laufzettel, doppelt erfasste Daten und Excel-Listen, die den Alltag tragen.
• Eine Reihenfolge: was sofort geht, was schon läuft und was in eine zweite Phase gehört.
• Einen ersten Prozess: einer, der in einigen Wochen digital läuft und an dem sich der Nutzen zeigen lässt.

So gehen wir bei ERP- und engomo-Projekten vor. Die Schritte stammen aus Vorprojekten und Prozessanalysen bei Schweizer KMU.

Sechs Schritte von der Begehung bis zum Betrieb

1. 01Vor Ort die Abläufe ansehen

   Am Anfang stehen ein Rundgang durch den Betrieb und ein Gespräch mit den Fachabteilungen. Für jeden Punkt der Agenda gibt es eine Checkliste mit Fragen und Beobachtungen. Wer die Abläufe nur aus Beschreibungen kennt, übersieht die Ordner und Laufzettel, die den Alltag tragen.

2. 02Herausforderungen je Bereich sammeln

   Die Ergebnisse gliedern wir nach Bereichen: Beschaffung, Wareneingang, Kommissionierung, Produktion, Vertrieb und das System selbst. In der Beschaffung eines Produktionsbetriebs lief die Disposition zum Beispiel auf Papier, Bestellvorschläge wurden ausgedruckt.

3. 03Potenziale einordnen

   Jeder Punkt bekommt eine Kategorie: Quick Win, in Arbeit oder Phase 2. So blockiert ein grosses Thema die kleinen nicht.

4. 04Vorprojekt mit Workshops und Terminplan

   Bei grösseren Vorhaben, etwa einer ERP-Einführung, folgt ein Vorprojekt. Die Arbeitspakete bekommen einen Kick-off, einen Abschlusstermin und feste Workshop-Tage. Zu jedem Thema gibt es Grundsatzfragen, die geklärt sind, bevor jemand konfiguriert oder programmiert.

5. 05Einen Prozess umsetzen

   Zuerst kommt der Prozess, der heute am meisten Zeit kostet. Bei einem Handelsunternehmen begann die Lager-App mit zwei Prüfungen: ob der Lagerplatz belegt ist und ob eine Ladeeinheit schon zu einer anderen Kommission gehört. Weitere Module kamen monatsweise dazu, erst Umlagern und Kommissionieren, dann Inventur, dann Sendung.

6. 06Testen, schulen, parallel laufen lassen

   Neue Apps laufen zunächst neben der alten Lösung, die als Rückfallebene bleibt. Getestet wird auf anonymisierten Daten aus dem Betrieb. Die Mitarbeitenden werden geschult, bevor die Altversion abgelöst wird, und die Keyuser bekommen Zeit, den neuen Ablauf zu üben.

Wie Sie Potenziale einordnen

Die drei Kategorien entscheiden, was in den ersten Wochen passiert. Die Beispiele stammen aus der Analyse eines Produktionsbetriebs.

• Quick Win

  Sofort umsetzbar

  Bestellungen direkt aus dem ERP per Mail an den Lieferanten senden. Der Aufwand ist klein, weil das ERP die Bestellung bereits kennt.

• In Arbeit

  Läuft schon

  Vorhaben, die bereits umgesetzt werden. Sie bleiben auf der Liste, damit niemand sie ein zweites Mal plant.

• Phase 2

  Kommt später

  Das Auslesen eines Lieferschein-Fotos per OCR oder KI. Zuerst kommt der Barcode-Scan, der schon den grössten Teil der Suche erspart.

Weiterführende Beiträge

Zu einzelnen Schritten gibt es vertiefende Artikel:

• Papierloses Büro einführen: die vier Stellen, an denen im KMU Papier steckt
• Rechnungen digitalisieren: wie das ERP Eingangsrechnungen über Nacht verbucht
• Digitalisierung in der Logistik: Wareneingang, Chargen und Verladen mit dem Scanner
• Software für digitale Prozesse: wann ERP-Workflow, wann Business-App
• Vorteile der Digitalisierung messen: vier Kennzahlen mit Vorher-Wert
• KI in Schweizer KMU: Use Cases mit Beispielrechnung