Rechnungen digitalisieren: Eingangsrechnungen im ERP automatisch verarbeiten

Veröffentlicht am: 06.10.2026
Lesezeit: 2 Min. Lesezeit

Rechnungsbelege fliegen in der Nacht unter einer Mondsichel in ein ERP-System und werden mit einem Häkchen bestätigt.

Kurz gesagt: Eine Eingangsrechnung braucht nur dann eine Person, wenn sie vom Wareneingang abweicht. Alle anderen kann das ERP über Nacht zuordnen und buchen. Voraussetzung ist ein sauber gebuchter Wareneingang.

22:45 Uhrstartet bei einem Kunden der nächtliche Abgleich

3 Ergebnissekennt jede Rechnung nach dem Lauf

1 RappenAbweichung genügt für die manuelle Klärung

So läuft die Verbuchung über Nacht

Bei einem Schweizer Kunden werden die Eingangsrechnungen tagsüber vorerfasst. Um 22:45 Uhr startet im ERP ein Lauf und vergleicht jede dieser Rechnungen mit dem gebuchten Wareneingang. Stimmt der Wert überein, teilt das ERP die Rechnung zu und bucht sie.

Der nächtliche Buchungslauf

Um 22:45 UhrAbgleich mit dem Wareneingangfür alle Rechnungen, die tagsüber vorerfasst wurden

Automatisch gebuchtRechnung und Wareneingang stimmen im Wert überein. Das ERP teilt zu und bucht.
Lieferant ausgeschlossenFür diese Lieferanten ist die Automatik abgeschaltet. Eine Person prüft jede Rechnung.
AbweichungSchon ein Rappen Differenz zum Wareneingang. Die Rechnung bleibt offen und geht in die Klärung.

Nach dem Lauf geht ein Buchungsprotokoll per Mail an die zuständigen Stellen und wird den Rechnungen beigelegt. Am Morgen bleiben nur die Fälle, die eine Entscheidung brauchen.

Was vorher stimmen muss

Die Automatik ist nur so gut wie die Daten, gegen die sie prüft. Zwei Punkte entscheiden:

Der Wareneingang muss korrekt gebucht sein. Wer Mengen oder Preise dort falsch erfasst, erzeugt Abweichungen, die es gar nicht gäbe. Deshalb lohnt es sich, Rechnungsverarbeitung und Wareneingang gemeinsam anzugehen. Wie ein Wareneingang per Scan sauber gebucht wird, beschreiben wir im Artikel zum papierlosen Büro.
Die Liste der ausgeschlossenen Lieferanten braucht eine Verantwortliche. Ohne Person, die sie pflegt, wächst sie unbemerkt und die Automatik verliert an Wirkung.

Womit Sie anfangen

Prüfen Sie zuerst, wie viele Ihrer Eingangsrechnungen zu einem gebuchten Wareneingang gehören. Nur für diese Rechnungen lohnt sich ein automatischer Abgleich.

Welche Rechnungen in den Abgleich gehören

EingangsrechnungGibt es einen gebuchten Wareneingang?

Ja: WarenrechnungAutomatischer Abgleich mit dem Wareneingang über Nacht.
Nein: DienstleistungDiese Rechnungen brauchen einen eigenen Weg, etwa eine Freigabe im ERP-Workflow.

Welche Prozesse zuerst an die Reihe kommen, klärt der Leitfaden zur Digitalisierungsstrategie für KMU.

Wo Aproxera helfen kann

Wir sehen mit Ihnen an, welcher Teil Ihrer Rechnungen automatisch laufen kann, und richten den Abgleich in Ihrem ERP ein. Mehr dazu auf der Seite zur ERP- und Prozessberatung.

Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.

Beitrag teilen